АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО  ПОСЕЛЕНИЯ
СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

09 января  2019 г.		с.  Александровка				 № 03

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в администрации Александровского сельского поселения Спасского муниципального района

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», в соответствии с Федеральным Законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», руководствуясь Приказом Федерального Агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. № 2004-СТ «Об утверждении Национального стандарта Российской Федерации», руководствуясьУставом Александровского  сельского поселения,  в целях совершенствования подготовки, обработки, хранения и использования, образующихся в деятельности администрации Александровского сельского поселения служебных документов и повышения эффективности делопроизводства в администрации Александровского сельского поселения, администрация Александровского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ: 

1.	Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Александровского сельского поселения (приложение № 1). 

2.	Признать утратившими силу постановлениеглавы Александровского сельского поселения от 12.12.2006г. № 28 « Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Александровского сельского поселения».
3.  Постановление вступает в силу с момента  его  официального опубликования в газете «Луч» и размещения на официальном сайте администрации Спасского муниципального района.
4.     Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации 
Александровского сельского поселения                                                    А. А. Архипов

Приложение № 1 
к постановлению администрации Александровского сельского поселения  от 09.01.2019 №  3

                                           ОГЛАВЛЕНИЕ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
II.ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Состав документации
2.2. Бланки документов
2.3. Общие требования по оформлению документов
2.4. Подготовка и оформление проектов правовых актов администрации Александровского сельского поселения
2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.5.1. Положения, правила, инструкции, порядки, регламенты
2.5.2. Протокол
2.5.3. Служебные письма
2.5.4. Акт
III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТАИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Организация документооборота
3.2. Организация доставки документов
3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов
3.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.5. Обработка и передача отправляемых документов
3.6. Работа с обращениями и запросами членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительного органа местного самоуправления
3.7. Исполнение протестов, представлений, экспертных заключений
3.8. Организация работы с обращениями граждан, объединений граждан,
в том числе юридических лиц
3.12. Доступ к информации
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ(документооборот)
V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕЧАТНЫХ И
КОПИРОВАЛЬНО - МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
XIII. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИАЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ, ЕЁ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
8.2. Формирование дел и их текущее хранение
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.5. Отбор и передача документов на последующее хранение в Архив или уничтожение
8.6. Оперативное использование архивных документов, хранящихся в архиве администрации Александровского сельского поселения
Приложение №2
Приложение № 7
ПРОТОКОЛ
Приложение №13
ЖУРНАЛ
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
 Приложение № 1 Образец бланка постановления администрации Александровского сельского поселения                                                                                 ...........................53
Приложение № 2 Образец бланка распоряжения администрации Александровского сельского поселения   ………………………………………………………………….54
Приложение № 3 Образец бланка письма администрации Александровского сельского поселения   ……......................................................................55
Приложение № 4Образец листа согласования……………………………………........56
Приложение № 5Образец оформления постановления администрации Александровского сельского поселения  ………........................................................57
Приложение № 6 Образец оформления распоряжения администрации Александровского сельского поселения       ………........................................................58
Приложение № 7 Образец оформления бланка письма  администрации Александровского сельского поселения       ………........................................................59
Приложение № 8Образец краткого протокола…………………………………..........60
Приложение № 9Образец оформления акта……………………………………….......61
Приложение № 10Образец карточки личного приема граждан…………………….....62
Приложение № 11Образец журнала учета поступления и выдачи гербовых бланков (печатей)………………………………………………........................................................63
Приложение № 12Примерный перечень документов с грифом утверждения……...... 64
Приложение № 13Образец журнала регистрации постановлений и распоряжений администрации Александровского сельского поселения………………………………65
Приложение № 14 Образцы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов……………………………….......................................................66
Приложение № 15Перечень должностей, подписи которых заверяются печатью……... администрации Александровского сельского поселения   с изображением герба Спасского... муниципального ……………………............................................................67
Приложение № 16Примерный перечень документов, на которые ставится печать…… администрации Александровского сельского поселения   с изображением герба Спасского... муниципального …………........………………………………………..      68
Приложение № 17Образец формы номенклатуры дел администрации Александровского сельского поселения, являющейся самостоятельным источником комплектования ..................................................................................................................70
Приложение № 18 Образец формы листа-заверителя дела………………………….....71
Приложение № 19Образец формы внутренней описи документов дела………….......72
Приложение № 20Образец формы карты-заместителя дела……………………….......73
Приложение № 21Образец формы описи дел постоянного хранения …..………........74
Приложение № 21.1 Образец формы описи дел по личному составу …..……….........75
Приложение № 22 Образец формы акта о выделении к уничтожению дел, не…………. подлежащих хранению…………………………………………........................................76

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Инструкция по делопроизводству в администрацииАлександровского сельского поселения(далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Александровского сельского документов, совершенствования делопроизводства администрации Александровского сельского поселенияи повышения его эффективности
1.2. Инструкция разработана в соответствиис Федеральным законом от 01 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р7.08-Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации,  «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края, утвержденной постановлением Администрации Приморского края от 28 июня 2013 года №258-па.
Настоящая Инструкция распространяется на организационно-распорядительные, а также информационно-справочные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма и др. (далее – документы), относящиеся          к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранению документов в администрации Александровского сельского поселенияСпасского муниципального района.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. 1.4.Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5.Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6.Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Указом Президента РФ от 06 марта 1997 года № 188«Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
1.7.Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется с разрешения главы Александровского сельского поселения.
1.8.При утрате документов работники обязаны незамедлительно сообщить руководителю своего структурного подразделения. На основании полученного сообщения в установленном порядке организуется служебная проверка по указанному факту. 
1.9.При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), при увольнении или переводе на другую работу сотрудники администрации сельского поселения обязаны передать по указанию главы администрации, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику, на которого возложено исполнение обязанностей.
1.10. Должностные обязанности сотрудников, отвечающих за работу с документами), разрабатываются на основе настоящей Инструкции.
1.11.Должностные лица администрации Александровского сельского поселениянесут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации до их подписания и опубликования.

II.ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Состав документации

2.1.1. На основании Устава Александровского сельского поселенияадминистрация Александровского сельского поселенияиздает следующие правовые акты:
постановления администрации Александровского сельского поселения;
распоряжения администрации Александровского сельского поселения.
2.1.2. Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, оформляются протоколами.
2.1.3.В процессе деятельности подразделений создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные и служебные записки, письма, обзоры и т.д.).
Для оперативной передачи информации используются факсы,  электронная почта.
2.1.4. Для осуществления приема, увольнения, перемещения муниципальных служащих, предоставления им отпусков оформляются трудовые договора, распоряжения по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. 
2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы, создаваемые в администрации Александровского сельского поселения, оформляются на бланках,  согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

2.2.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
2.2.3. В администрации Александровского сельского поселения применяются следующие виды бланков документов:
бланк постановления администрации Александровского сельского поселения (приложение № 1);
бланк распоряжения администрации Александровского сельского поселения (приложение № 2);
бланк письма администрации Александровского сельского поселения (приложение № 3);

2.2.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться без соответствующего разрешения другим организациям и лицам. 

2.3. Общие требования по оформлению документов

2.3.1. При подготовке документов используется шрифт TimesNewRomanразмером № 13-14 (№ 11 - 13 – для оформления табличных материалов) через1 - 1,5 межстрочный интервал. 
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.3.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
2.3.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
2.3.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности администрации Александровского сельского поселения, являются:
б) наименование муниципального органа, подразделения;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) вид документа;
д) место составления (издания) документа;
е) справочные данные о муниципальном органе, подразделении;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер документа;
к) наименование либо аннотация документа;
л) текст документа;
м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) виза;
с) подпись должностного лица;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
2.3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
2.3.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов следующие:

Вид документа
Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документа (кроме письма) или указывается составителем при подготовке документа.Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (с.Александровка) указывается в бланках документов Александровского сельского поселения, за исключением бланков писем.

Справочные данные о муниципальном органе исполнительной власти, его подразделении
Справочные данные о муниципальном органе исполнительной власти, его подразделении указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес муниципального органа или его подразделения, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению муниципального органа или его подразделения.

Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, подразделениям, гражданам.
Адресат печатается в верхней правой части бланка письма и ограничивается правым полем. Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
В состав адресата входит наименование государственного органа, подразделения, органа местного самоуправления, организации (или ее подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя, а если письмо адресовано физическому лицу – фамилия и инициалы, адрес получателя.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в федеральные органы государственной власти.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в указатель рассылки, или частному лицу.
Наименование государственного органа, подразделения, органа местного самоуправления, организации, их подразделений, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.
При направлении письма должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении частному лицу - после фамилии.
При направлении письма государственному органу, подразделению, органу местного самоуправления, организации или их структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Администрация Приморского края

ул. Светланская, 22
г. Владивосток, 690110

administration@primorsky.ru

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование государственного органа, подразделения,органа местного самоуправления, организации или их структурным подразделениям указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Департамент организационной работы 
Аппарата Администрации Приморского края

ул. Светланская, 22
г. Владивосток, 690110

administration@primorsky.ru

Вице-губернатору
И.О. Фамилия

При направлении письма руководителю государственного органа, подразделения, органа местного самоуправления, организации или их структурных подразделений наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Начальнику отдела градостроительства 
администрации Спасского муниципального района

И.О. Фамилия

В случае если письма одинакового содержания направляются нескольким адресатам, имеющим одинаковый правовой статус, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам
сельских поселений 

При направлении письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.И.

692211, с. Спасское, 
ул. Спасская, д. 5, кв. 12

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не указывается.
Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

Дата
Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, если иное не установлено правилами оформления отдельных видов документов.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, положение, отчет) - дата утверждения. 
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или специалистом Организационного отдела при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). 
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи. 
10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с РСМЭД. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Наименование либо аннотация документа (заголовок)
Наименование либо аннотация документа (заголовок) составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:
Постановление (о чем?) Об утверждении Положения о…
Письмо (о чем?) О выделении денежных средств...
Правила (чего?) внутреннего распорядка

Заголовок печатается без кавычек на расстоянии двух одинарных интервалов от предыдущего реквизита.
Заголовок к письму печатается от левой границы текстового поля под реквизитами бланка. Заголовок может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
В проектах нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа
В муниципальных органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. 
Тексты документов излагаются от: 
1-го лица единственного числа: …подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…; 
3-го лица единственного числа: …администрация Александровского сельского поселения постановляет…; …комиссия утвердила…; 
1-го лица множественного числа: просим представить данные о …; представляем на рассмотрение и утверждение…; 
в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили). 
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем …, решили… . 
В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: 

«Виза включает в себя наименование должности руководителя подразделения или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»; 
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют». 

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: 

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их …»; 
«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…». 

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст печатается на расстоянии двух одинарных межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей через 1,5 межстрочных интервала.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта 
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа

Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. 
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: 

Приложение: на 3 л. в 1 экз. 

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров: 

Приложение: 1. Заключение на проект … на 3 л. в 2 экз. 
2. Справка о доработке … на 2 л. в 1 экз. 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: 

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. 

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: 

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. 

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер: 

Приложение № 2
к приказу Росархива
от 15.03.2009 № 35

Если приложением к документу (например, к постановлению) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например: 

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 12.11.2009 № 125

Гриф согласования
Согласование проекта документа на бумажном носителе с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа илислужебным письмом
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа (организации)), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник МО МВД России «Спасский»

подпись            И.О. Фамилия
30.04.2012
Или

СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.04.2012 № 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (организаций). На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Гриф утверждения
На документах на бумажных носителях, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
Александровского сельского поселения
подпись            И.О. Фамилия
16.04.2012

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), согласованного в роде, числе и падеже, соответствующим названию утверждаемого документа (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА и т.д.), наименования утверждающего документа или органа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
постановлением 
администрации Александровского сельского поселенияот 15 апреля 2012 года № 14

Каждая составная часть реквизита «Гриф утверждения» печатается с новой строки, через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 8-10 см и ограничивается правым полем. Примерный перечень документов с грифом утверждения приведен в приложении № 16.

Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами администрации Александровского сельского поселенияоформляется визой.
Реквизит оформляется на документах на бумажных носителях.
Визирование проекта документа является его внутренним согласованием и означает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием проекта документа и выразило свое отношение к нему.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Ведущий специалист 2 разряда 
администрации Александровского сельского поселения
подпись           И.О. Фамилия
20.09.2011

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа на границе нижнего поля.
Визирование проводится до представления документа на подписание.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Подпись должностного лица
В состав подписи должностного лица входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 одинарными межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля; двухстрочные и многострочные наименования печатаются через 1 межстрочный интервал и центрируются относительно самой длинной строки, например:

Глава
Александровского сельского поселенияИ.О. Фамилия

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами, с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Право подписи документов устанавливается Уставом Александровского сельского поселения.
Не допускается подписание документов с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует (командировка, отпуск, болезнь), то документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. главы администрации
Александровского сельского поселенияИ.О. Фамилия

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования муниципального органа, подразделения, подписывает его руководитель, то в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности подписывающего, личная подпись и ее расшифровка без указания названия организации, например:

Начальник управления                                                                         И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписывающего документ, название организации, в которой документ создавался, личная подпись и ее расшифровка, например:

Начальник финансового управления
администрации Александровского сельского поселенияИ.О. Фамилия

Отметка о заверении копии документа
Отметка о заверении бумажной копии документа или выписки из него включает в себя слова «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Отметку о заверении копии следует оформлять ниже реквизита «Подпись» через 2 одинарных межстрочных интервала:

Копия верна
Начальник организационного отдела
подпись __________И.О. Фамилия
07.02.2013

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (размер шрифта № 12):

П.О. Иванов
(432) 220-15-63

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и подразделения.

Указания по исполнению документа (резолюция)
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе или на бланке резолюции; для электронных документов указания оформляются в регистрационной карточке.
Указания по исполнению включают в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату:

В.П. Морозову
Прошу подготовить проект договора
к 05.10.2012
подпись дата

В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем считается тот, кто указан первым.

Отметка о контроле документа 
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа. 

Отметка об исполнении документа
Если документ исполнен ответным документом, то дается ссылка на его дату и номер, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дается краткая справка об его исполнении.

Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах на бумажных носителях, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.
Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид: «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа (для документов на бумажных носителях).

2.3.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.
Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 одинарными межстрочными интервалами.

2.4. Подготовка и оформление проектов правовых актов администрации Александровского сельского поселения

2.4.1. Администрация Александровского сельского поселенияна основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, Федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава Приморского края и законов Приморского края, постановлений и распоряжений Администрации Приморского края издаёт постановления и распоряжения (далее – правовые акты).
2.4.2.  Проекты постановлений, распоряжений готовят сотрудники администрации сельского поселения по поручению главы администрации или по собственной инициативе в пределах своей компетенции.
Постановления, распоряжения подписываются главой администрации. Подлинники постановлений, распоряжений хранятся у  специалиста ответственного за архив и делопроизводство администрации сельского поселения.
2.4.3. Подготовленный проект с листом согласования (приложение № 5), пояснительной запиской, расчетами, сметами и иными материалами, обосновывающими его принятие, направляется на согласование.
Круг лиц, согласовывающих проект правового акта, определяет руководитель подразделения, инициирующего подготовку проекта правового акта.
2.4.4. Ответственность за качество подготовки проектов, их согласование                    с заинтересованными сторонами несут исполнители. 
2.4.5. Если в тексте проекта упоминаются правовые акты государственных органов, то делается ссылка на их даты, номера и наименования.
Если подготавливаемый проект влечет за собой внесение изменений                          и дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения оформляются в виде самостоятельного правового акта одновременно с проектом (прилагаются копии документов, в которые вносятся изменения и дополнения).
Изменения и дополнения оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ. 
2.4.6. Проекты в необходимых случаях должны содержать пункт о возложении контроля за их исполнением.
2.4.7. Согласование подготовленных проектов оформляется на листе согласования путем визирования должностными лицами. 
На оборотной стороне листа согласования заполняется указатель рассылки, содержащий перечень адресатов с указанием их адресов, которым следует направить правовой акт или выписку из него.
2.4.8. Согласование должно проводиться в течение трех рабочих дней                         у каждого согласующего. При дополнительном изучении нормативно-правовой базы срок согласования не должен превышать пять рабочих дней.
При согласовании проектов, основанием для подготовки которых служит протест прокурора, необходимо учитывать срок исполнения протеста (10 дней)                      и согласовывать такие проекты в течение одного дня.
Исполнитель контролирует проставление дат в листе согласования при визировании.
2.4.9. Если в ходе согласования проекта в него внесены изменения принципиального характера, то он подлежит возвращению для доработки                             и повторного согласования.
Повторного согласования и визирования не требуется, если при доработке                   в проект внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.4.10. Согласованный в установленном порядке проект передается для оформления, после чего направляется для подписания главеАлександровского сельского поселения или должностному лицу, исполняющему его обязанности.
2.4.11. Подписанный правовой акт передается для регистрации в журнале установленного образца (приложение № 17) и выпуска  в пятидневный срок в строгом соответствии с указателем рассылки, содержащимся на оборотной стороне листа согласования.
Электронная версия проекта оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению проектов на бумажных носителях.
Ответственность за идентичность электронной версии бумажному оригиналу возлагается на исполнителя.
2.4.12.  Правовые акты имеют следующие реквизиты:
наименование органа, издавшего правовой акт – АдминистрацияАлександровского сельского поселения Спасского муниципального района Приморского края;
наименование вида акта – постановление, распоряжение;
дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Дата печатается от левой границы текстового поля. 
номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№», порядкового номера документа, например: № 154. Номером постановления администрации Александровского сельского поселенияявляется его регистрационный порядковый номер в пределах календарного года. Номер распоряжения администрации Александровского сельского поселениясостоит из регистрационного порядкового номера распоряжения.
место издания – печатается на одном уровне с реквизитами «Дата» и «Номер»  и оформляется центрированным способом;
заголовок печатается на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизита «место издания», выделяется полужирным шрифтом, центрируются относительно слов «Администрация Александровского сельского поселения района»,. Длина строки заголовка не должна превышать 50 знаков;
текст проекта, как правило, состоит из двух частей – констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях – распорядительной), юридически связанной с приложениями к нему. 
В констатирующей части проекта излагаются основания и цель его принятия. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «На основании», «В соответствии», «Во исполнение» и т.п.
Констатирующая часть (преамбула) в проектах постановлений администрации Александровского сельского поселения Спасского муниципального района завершается словами «администрация Александровского сельского поселения ПОСТАНОВЛЯЕТ:», последнее слово печатается прописными буквами без разбивки с новой строки от границы левого поля, через 2 одинарных межстрочных интервала от текста преамбулы.
Констатирующая часть (преамбула) в проектах постановлений Главы Александровского сельского поселениязавершается словами «на основании Устава Александровского сельского поселенияПОСТАНОВЛЯЮ:»
Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут подразделяться на подпункты, которые, в свою очередь, могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
В случае если в тексте проекта содержится ссылка на правовые акты, указываются их реквизиты (даты, номера и наименования). 
В случае внесения изменений в правовой акт в тексте дается ссылка на предыдущие редакции.
В случае если в тексте проекта содержатся предписания государственным органам, подразделениям, краевым государственным учреждениям, в последнем пункте проекта указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица администрации Александровского сельского поселения, на которого возлагается контроль за исполнением правового акта;подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов «Глава администрации Александровского сельского поселения», «И.п. главы Александровского сельского поселения». Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.
Пример оформления приведен в приложениях №6, №6.1, №7.
2.4.15. При наличии приложений к проекту в тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии одного приложения – (прилагается); при наличии нескольких приложений - (приложение № 6); (приложение № 7).
	Приложения к проектам постановлений и распоряжений администрации Александровского сельского поселенияпечатаются на отдельных листах. 
Размеры полей, шрифтыАлександровского сельского поселения и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, порядки, инструкции, регламенты, таблицы, списки, образцы документов.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на постановление или распоряжение администрации Александровского сельского поселения. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал и  центрируются по длинной строке. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:

Приложение
к постановлению главы                    администрации Александровского сельского 
поселенияот 15 марта 2012 года № 215

При указании в пункте правового акта формулировки «Утвердить» гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Заголовок к тексту приложения оформляется центрированным способом.  Первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ,ПЕРЕЧЕНЬ,СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от реквизита «Приложение» 4 одинарнымимежстрочными интервалами, от текста приложения – 2-3 одинарными межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов они нумеруются римскими цифрами, их названия печатаются центрированным способом (относительно границ текста) прописными буквами, выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.) Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). После точки в нумерации пункта или подпункта текст печатается с большой буквы. 
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. 
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом и может печататься шрифтом меньшего размера. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.5.1. Положения, правила, инструкции, порядки, регламенты

2.5.1.1. Положения, правила, инструкции, порядки, регламенты утверждаются, как правило, приложением к правовому акту. 
2.5.1.2. Положение, как правило, устанавливает порядок образования, задачи и функции, объем прав и обязанностей, организацию работы муниципального органа,подразделения.
Текст положения, как правило, состоит из следующих разделов: общие положения, полномочия, организация деятельности, порядок прекращения деятельности.
2.5.1.3. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
2.5.1.4. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
2.5.1.5. С целью упорядочения какого-либо вида деятельности может утверждаться документ, называемый порядком. Например: Порядок учета, использования и хранения печатей.
2.5.1.6.Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностной регламент главного специалиста).
Констатирующей частью положения, правил, инструкции, должностного регламента служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение.
Основной текст положения, правил, инструкции, порядка, регламента может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Название раздела печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

2.5.2. Протокол

2.5.2.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.
2.5.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 
2.5.2.3. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.5.2.4. Срок оформления протокола составляет до 5 рабочих дней.
2.5.2.5. Текст полного протокола (приложение № 9), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть начинается с указания, кто является председателем и секретарем, после тире указываются их инициалы, фамилии и должности. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают от границы левого поля через 2 одинарных межстрочных интервала от реквизитов «дата, место проведения совещания и номер протокола». Слово «Присутствовали» печатается ниже, далее указываются инициалы, фамилии и должности всех присутствующих на заседании. Если их число превышает 15 человек, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее количество и в скобках дается примечание – (список прилагается).
Далее через 2 одинарных межстрочных интервала оформляется повестка дня заседания (совещания). Каждый вопрос повестки дня оформляется с абзаца, нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ:» выравниваются по центру. По каждому вопросу повестки дня указываются инициалы, фамилия и должность докладчика.
Основная часть текста протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала, состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Разделы отделяются друг от друга дополнительным 1,5 межстрочным интервалом.
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатаются прописными буквами, без разбивки, каждое с новой строки от левой границы текстового поля.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер раздела. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с абзаца указываются инициалы и фамилия докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком, то после тире, также с прописной буквы, пишется «Доклад прилагается». 
Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в протоколе.
После слова «ВЫСТУПИЛИ» ставится двоеточие. А ниже с абзаца в именительном падеже указываются инициалы и фамилия выступающего, затем ставится тире и с прописной буквы излагается текст выступления.
Вопросы к докладчику и ответы на них оформляются в том же порядке.
После слов «РЕШИЛИ», («ПОСТАНОВИЛИ») ставится двоеточие, а ниже с абзаца приводится текст решения. Если решение является самостоятельным документом, то после двоеточия пишется «Решение прилагается».
2.5.2.6. Текст краткого протокола (приложение № 10) также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (при необходимости – должность), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
2.5.2.7. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
работники управления образования администрации Спасского муниципального района.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами и включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» и («Об»). Печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 
1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.5.2.8. Организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием главы Александровского сельского поселения, возлагается на специалиста  администрации сельского поселения.
2.5.2.9. Протокол совещания составляется муниципальным служащим подразделения, ответственного за его проведение. Подготовка протокола заседания коллегиального органа, записи во время заседания, сбор материалов возлагаются на его секретаря. 
Краткий протокол подписывается только председателем.
2.5.2.10. Протокол заседания коллегиального органа государственного органа подписывается председателем и секретарем. 
2.5.2.11. Датой протокола является дата заседания.
2.5.2.12. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 13.
2.5.2.13. Протокол имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается на 2 см ниже от границы верхнего поля прописными буквами, вразрядку, полужирным шрифтом № 17 и выравнивается по центру;
заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия – отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру и отделяется от вводной части чертой;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом, печатается через 2 одинарных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля и отделяется от него чертой; номер печатается арабскими цифрами, состоит из знака № и порядкового номера в течение календарного года;
место проведения совещания указывается и выравнивается по центру на одной линии с датой и номером.
Решение в полном протоколе – печатается в тексте протокола полностью (или со ссылкой «решение прилагается»); при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения;
подписи отделяются от текста 3 одинарными межстрочными интервалами. Подпись председателя включает наименование его должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подпись секретаря включает его личную подпись и расшифровку подписи, оформляется через 2 одинарных межстрочных интервала от предыдущего реквизита. 
Организация записи хода заседания (совещания) на магнитной ленте (магнитофон или диктофон), печатание возлагается на муниципальных служащих подразделений, ответственных за его проведение. В ходе такого заседания (совещания) председательствующий должен ясно и четко называть должность, фамилию, имя и отчество выступающего.

2.5.3. Служебные письма

2.5.3.1. Служебными письмами оформляются:
инициативные письма;
сопроводительные письма к проектам правовых актов;
ответы об исполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Губернатора Приморского края;
ответы об исполнении поручений федеральных органов исполнительной власти;
ответы об исполнении поручений Губернатора Приморского края и вице-губернаторов Приморского края;
ответы на протесты, представления, требования прокуратуры; 
ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
ответы на обращения граждан.
2.5.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя муниципального органа, подразделения на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. 
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями муниципальных органов, подразделений.
Служебная переписка между подразделениями осуществляется в РСМЭД.
2.5.3.3. Служебные письма (далее – письма) оформляются на бланках установленной формы шрифтом TimesNewRoman размером № 13 (приложения № 3, 4).
Письмо имеет следующие реквизиты:
дата – оформляется цифровым способом (датой письма является дата его подписания, для электронных документов - дата его подписания в РСМЭД);
исходящий номер;
адресат;
заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал;
текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается через 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине текстового поля.
Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления. 
Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:
«Администрация Александровского сельского поселениянаправляет...»,
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое оформляется центрированным способом, например:

Уважаемый ____________________!;

приложение отделяется от текста 1,5-2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от левой границы текстового поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами.
Если письмо оформляется на бланке государственного органа, подразделения, то полное наименование должности в подписи не указывается:

Начальник управления                                                                         И.О. Фамилия

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:

Глава администрации
Александровского сельского поселенияИ.О. Фамилия

При подписании совместного письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются, соответственно, левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительными 1,5 интервалами, например:

Глава
Александровского сельского поселенияподпись              И.О. Фамилия		Глава администрации
Александровского сельского поселения
подпись                      И.О. Фамилия	

При подписании совместного документа первый его лист оформляют не на бланке;
фамилия исполнителя и номер его телефона.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении №8.

2.5.4. Акт

2.5.5.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
Акты составляются по результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, приема - передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.
Акт составляется комиссионно (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. 
2.5.5.2. Акт оформляется на стандартных листах бумаги шрифтом TimesNewRomanразмером № 13 и имеет следующие реквизиты (приложение № 13):
гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», которое печатается прописными буквами, без кавычек, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.
Слово «УТВЕРЖДАЮ» от наименования должности лица, утвердившего документ, расшифровки подписи и даты разделяется 1,5 межстрочным интервалом;
наименование вида документа – АКТ – располагается ниже наименования государственного органа, подразделения через 2 одинарных межстрочных интервала, печатается прописными буквами и центрируется относительно наименования государственного органа, подразделения;
номер и дата оформляются арабскими цифрами и печатаются после слова «АКТ» через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля; дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события; 
заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал от левого поля и центрируется относительно длинной строки. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос: «О чем?» составлен акт, например: 

«О проверке сохранности документов в управлении…»;

текст отделяется от заголовка 2 одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Текст акта состоит из трех частей – вводной, констатирующей и выводов.
Вводная часть текста акта начинается словом «ОСНОВАНИЕ:» после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок.
С новой строки от левой границы текстового поля документа печатаются слова «Составлен комиссией», ставится двоеточие, и далее перечисляются должности, инициалы и фамилии составителей акта или состав комиссии, например:

Составлен комиссией:

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ:	должность, И.О. Фамилия
ЧЛЕНЫ КОМИССИИ:	должность, И.О. Фамилия

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются сроки проведения работы комиссии, ее цели, задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов. 
В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направляются.
Например:

Составлен в двух экземплярах:
1-й экземпляр – архивный отдел администрации Спасского муниципального района;
2-й экземпляр – управление по исполнению административного законодательства Приморского края.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или правовыми актами, регламентирующими порядок составления акта;
подпись отделяется от текста 2 одинарными межстрочными интервалами.
Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности, например:

Председатель комиссии				подпись		              И.О. Фамилия

Члены комиссии:					подпись		              И.О. Фамилия

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТАИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. В документообороте администрации Александровского сельского поселениявыделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
3.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в подразделениях, регламентируются настоящей Инструкцией.
3.1.4. При применении электронного документооборота в администрации Александровского сельского поселенияведётся регистрация служебной корреспонденции администрации Александровского сельского поселения.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в администрацию Александровского сельского поселенияосуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также при помощи использования РСМЭД.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: факсограммы, сообщения по электронной почте.

3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в администрацию Александровского сельского поселения на имя главы Александровского сельского поселения (далее – Главе), на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, электронную регистрацию специалистом администрации Александровского сельского поселенияи передаются в установленном порядке для рассмотрения Главе или замещающему его лицу, и после наложения резолюции доставляются исполнителям.
3.3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающей в администрацию Александровского сельского поселениякорреспонденции производится в следующем порядке:
корреспонденция на имя Главы, регистрируется специалистом Александровского сельского поселения.
3.3.3.Полученные конверты с корреспонденцией вскрываются, при этом проверяется наличие вложений, а также указанных в документах приложений.
В случае повреждения упаковки и вложений составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой остается в администрацииАлександровского сельского поселения. Акт подписывается главой администрации.
3.3.4. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.
3.3.5. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени получения документа (документы, поступающие из суда, прокуратуры и т.п.).
3.3.6. Муниципальными служащими администрации Александровского сельского поселения не вскрываются конверты писем с надписью «лично». Они передаются по назначению.
3.3.7. На документах, поступающих в адрес администрации Александровского сельского поселения, на бумажных носителях, в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового регистрационного номера. На уведомлениях о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований проставляется регистрационный штамп с указанием даты, порядкового регистрационного номера и времени получения.
Не подлежат регистрации поступающие книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, судебные повестки, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты и другая аналогичная корреспонденция.
3.3.9. Документы, подлежащие регистрации, после изучения и наложения резолюции, передаются должностным лицам в соответствии с резолюцией.
3.3.10. Нерегистрируемые документы после их соответствующего оформления (проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления) передаются по назначению.
3.3.11. Рассмотрение документов должно производиться должностными лицами администрации Александровского сельского поселенияи руководителями подразделений, как правило, в день их поступления.
3.3.12. Подлинник документа, переведенного в электронный вид, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель (в резолюции он указан первым).
3.3.13.Передача документов, зарегистрированных, от одного исполнителя к другому осуществляется только через специалиста администрации.

3.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.4.1. Электронные сообщения (переписка), посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
3.4.2. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов и служебных материалов адресатам (от адресатов), размещенным вне здания администрации Александровского сельского поселения. Факсимильный аппарат с официальным номером администрации Александровского сельского поселенияустановлен в финансовом отделе администрации Александровского сельского поселения.
3.4.3. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
3.4.4. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр два миллиметра.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А 4, не должен превышать пяти листов.
3.4.5. Законченные делопроизводством факсограммы подшиваются с оригиналом документа в дело.
3.4.6. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

3.5. Обработка и передача отправляемых документов

3.5.1. Проекты служебных писем и телеграмм оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 2.5. настоящей Инструкции, и печатаются на бланках установленной формы.
Письма на бланках «Администрация Александровского сельского поселения» подписываются Главой, заместителями главы администрации или должностным лицом, исполняющим обязанности.
3.5.2. Если письмо или телеграмма направляются не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
3.5.3. При направлении письма или телеграммы более чем в четыре адреса, исполнителем составляется указатель рассылки (в 2 экз.) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.
3.5.4. При отправке документов и телеграмм муниципальный служащий проверяет правильность их оформления и наличие приложений к основному документу. 
3.5.5. Подготовленный проект письма или телеграммы после необходимых согласований представляется исполнителем должностному лицу на подпись.
Письма Президенту Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Губернатору Приморского края, Вице-губернаторам Приморского края, в адрес прокуратуры, руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей надзорных органов подписываются собственноручно главой Александровского сельского поселения. 
Остальные служебные письма подготавливаются специалистами администрации Александровского сельского поселения, в соответствии с резолюцией, и направляются на подпись главе администрации.
3.5.6. Подписанным документам присваиваются регистрационные номера.
На бумажных носителях, после сканирования проставляется дата и номер исходящего документа. Копия отправляемогозарегистрированного документа подшивается к оригиналу запроса (в случае исполнения запроса) и оформляется на архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел либо отдается исполнителю с отметкой об отправке. Оригинал письма отправляется средствами почтовой или электрической связи.
3.5.7. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
3.5.8. Срочная корреспонденция оформляется и отправляется незамедлительно.
3.5.7. На исполненных документах ставится отметка об исполнении, включающая следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или – при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении. Например:

отправлено письмо
от 01.04.2012 № 1288

3.6. Работа с обращениями и запросами членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительного органа местного самоуправления

3.6.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - член Совета Федерации, депутат Государственной Думы), депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Приморского края о статусе депутата.
3.6.2. Ответ на запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы дается в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.
При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые документы или сведения предоставляются безотлагательно (в случае необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения).
3.6.3. Ответ на запрос депутата (группы депутатов) Думы Спасского муниципального района дается в устной (на заседанииДумы Спасского муниципального района) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной, установленный Думой Спасского муниципального района, срок.
При обращении депутата муниципального комитета Александровского сельского поселения  по вопросам, связанным с его деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые им документы или сведения предоставляются безотлагательно.
В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата муниципального комитета Александровского сельского поселениядополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов об этом сообщается депутату муниципального комитета Александровского сельского поселения в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату муниципального комитета Александровского сельского поселения не позднее 15 дней со дня получения обращения.

3.7. Исполнение протестов, представлений, экспертных заключений

3.7.1. При поступлении в администрацию Спасского муниципального района протестов, представлений, экспертных заключений, указанные документы обрабатываются в соответствии с пунктом3.3 Инструкции, ставятся на контроль в администрации Александровского сельского поселения и передаются в установленном порядке главе Александровского сельского поселения  для назначения лиц, ответственных за их исполнение.
Ответственным исполнителем представления определяется подразделение, в компетенцию которых входят вопросы, составляющие предмет представления.
В адрес ответственного исполнителя ответственный специалист администрации за делопроизводство  передает первый экземпляр протеста, представления, экспертного заключения. 
3.7.2. В течение 10 календарных дней с даты регистрации протеста (30 дней – с даты регистрации представления) ответственный исполнитель готовит и направляет ответ за подписью главы Александровского сельского поселения о результатах рассмотрения протеста, представления, требования и принятых мерах.
В случае невозможности исполнения протеста, представления, экспертного заключения в установленный срок ответственный исполнитель готовит и направляет промежуточный ответ с изложением информации по исполнению документа на текущий момент. Промежуточный ответ не является основанием для снятия протеста, представления, экспертного заключения с контроля.
При несогласии с требованиями протеста, представления, выводами экспертного заключения ответственный исполнитель направляет письмо с аргументированным изложением доводов.
3.7.3. Срок рассмотрения протеста, представления, экспертного заключения исчисляется с даты их регистрации.
3.7.4 Снятие протеста, представления, экспертного заключения с контроля осуществляется на основании ответа об их исполнении.

3.8. Организация работы с обращениями граждан, объединений граждан,
в том числе юридических лиц

3.8.1. Работа с обращениями граждан, обращениями объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан), поступающими в адрес Главы, Администрации Александровского сельского поселения  осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее - Федеральный закон).
3.8.2. В администрации Александровского сельского поселения  делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется специалистом администрации, отвечающий за делопроизводство.
3.8.3. Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.
Конверты к письмам с обращениями граждан сохраняются.
3.8.4. При регистрации обращений граждан, в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера.
Регистрационный номер обращения гражданина состоит из приставки «вх.ог-» и порядкового номера обращения в пределах каждого календарного года.
3.8.5. При регистрации обращения проверяется, является ли оно повторным.
Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в случае несогласия автора с ответом.
Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе электронной регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения.
3.8.6. Обращения граждан, поступающие в адрес Главы, администрации Александровского сельского поселения, регистрируются специалистом, отвечающим за ведение делопроизводства и направляются на рассмотрение Главе для наложения резолюции
Глава или лицо, замещающее его, в течение трех дней со дня регистрации обращения гражданина выносит резолюцию по дальнейшему рассмотрению обращения гражданина, направлению его согласно части 3 статьи 8 Федерального закона в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
3.8.7. Обращение гражданина, по которому имеется резолюция о перенаправлении на рассмотрение в государственные органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий адрес с уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации, за исключением случаев, указанных в частях 4, 4.1 статьи 11 Федерального закона.
3.8.8. Все обращения граждан, поступившие в адрес Главы, администрации Александровского сельского поселения  (в том числе обращения граждан, направленные из федеральных государственных органов) ставятся на контроль и рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации согласно Федеральному закону.
3.8.9.В администрации Александровского сельского поселения  ставятся на особый контроль поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона запросы, а также обращения граждан, по которым в соответствии с частью 5 статьи 8 Федерального закона необходимо предоставить в Администрацию Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации документы и материалы о результатах рассмотрения обращения в администрации Александровского сельского поселения.
3.8.10. Обращения граждан, поступившие на имя Главы, в том числе обращения граждан, направленныеиз федеральных государственных органов на исполнение подлежат возврату вместе с ответом на них для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.
3.8.11. Ответы о результатах рассмотрения обращений граждан, направляемые в федеральные государственные органы, готовятся за подписью Главы или лица замещающего его, согласно распоряжению, и передаются на регистрацию и отправку специалисту, отвечающему за ведение делопроизводства.
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Снятие с контроля осуществляется только после принятия окончательного решения и исчерпывающих мер по разрешению обращений. Решение о снятии с контроля принимается Главой или лицом замещающим его. 
3.8.12. Устные обращения граждан на личном приеме Главы предварительно фиксируются в карточке личного приема (приложение № 14),затем передаются на исполнение согласно резолюции.
В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно, в ходе личного приема, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина.
3.8.13. Материалы по анализу и обобщению обращений ежеквартально подготавливаются специалистом и оформляются в виде аналитических справок и статистических отчетов. Отчеты размещаются на официальном сайте администрации Александровского сельского поселения.
3.8.14. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.
Повторные письменные обращения или дополнительные материалы подшиваются к соответствующему делу.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дело не подшиваются.
3.8.15. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на специалиста, за которым закреплена работа с данной категорией документов.
3.8.16. Дела по обращениям граждан хранятся 5 лет, согласно номенклатуре дел. По окончанию календарного года дела подшиваются в хронологическом порядке и хранятся до момента уничтожения.
3.8.17. Дела по обращениям граждан подлежат в обязательном порядке экспертизе ценности с полистным просмотром специалистом, за которым закреплена работа с данной категорией документов при методической помощи комиссии по экспертизе ценности документов администрации Александровского сельского поселения и начальника архивного отдела Спасского муниципального района. На постоянное хранение отбираются наиболее значимые обращения, из них формируются дела, которые включаются в сводную опись дел постоянного хранения администрации Александровского сельского поселения.
3.8.18. Дела по обращениям граждан, не отобранные на постоянное хранение, подлежат уничтожению по истечении сроков хранения в установленном порядке, при условии утверждения акта уничтожения дел ЭПК архивного отдела администрации Спасского муниципального района за соответствующий период.

3.12. Доступ к информации

3.12.1. Информация, содержащаяся в документах и информационных системах  администрации Александровского сельского поселения, подразделениях, в зависимости от категории доступа (возможности получения и использования) к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).
3.12.2. Доступ к информации, содержащейся в документах и информационных системах администрации Александровского сельского поселения, подразделениях, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами.
3.12.3. Ограничение доступа к информации осуществляется путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения (доступа).
3.12.4. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
3.12.5. В соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, может ограничиваться доступ к служебной информации.
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу проставляется гриф «Для служебного пользования экз. № 1».
3.12.6. Необходимость отнесения информации к категории служебной информации ограниченного доступа и наложения на документе грифа «Для служебного пользования» определяется руководителем подразделения, разработавшего документ, либо должностным лицом администрации Александровского сельского поселения, подписывающим или утверждающим документ.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного доступа, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и его соответствие действующему законодательству.
Служебная информация ограниченного доступа без санкции должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к категории ограниченного доступа, не подлежит разглашению (распространению). Предоставление пользователям доступа к данной информации осуществляется исключительно по согласованию с указанным должностным лицом путем подачи соответствующей заявки.  
3.12.7. Не допускается передача служебной информации ограниченного доступа по электронной почте и факсимильной связи.
которой утверждается постановлением администрации Спасского муниципального района. Результаты проверки оформляются актом.
3.12.16. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации руководитель подразделения ставит в известность главу Александровского сельского поселения. Распоряжением администрации Александровского сельского поселения назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются главе Александровского сельского поселения.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются главой Александровского сельского поселения и передаются для хранения в архивный отдел администрации Спасского муниципального района.
3.12.17. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах (делах или изданиях, а также в учетных формах) делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ(документооборот)

4.1. Делопроизводство в администрации Александровского сельского поселенияведется муниципальным служащим, на которого возложены указанные обязанности и закреплены в должностной инструкции.
4.2. На вышеуказанногослужащего возлагаются следующие функции:
прием, учет, регистрация и распределение поступающих документов;
передача документов на рассмотрение своему руководителю и после получения соответствующей резолюции – исполнителю;
учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности оформления и их отправка;
контроль за прохождением документов;
подготовка своему руководству информации об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении;
печатание проектов нормативных правовых и распорядительных актов, служебных писем за подписью руководителя;
контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов;
разработка номенклатуры дел; 
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архивный отдел Спасского муниципального района;
прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи;
организация использования средств копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых на работу муниципальных служащихпо вопросам организации работы с документами;
подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача.
4.3. Муниципальные служащие, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства, при их осуществлении руководствуются требованиями настоящей Инструкции.
4.4. Для учета и регистрации документов применяются специальные формы журнала (приложение№ 18).
4.5. Регистрации подлежат следующие виды документов:
корреспонденция, непосредственно адресованная подразделению;
письменные и устные обращения граждан;
исходящие документы.
4.7. Рассмотрение руководителем подразделения администрации Александровского сельского поселения поступивших документов, как правило, проводится в день их поступления. Затем документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя, о чем муниципальный служащий, отвечающий за ведение делопроизводства, делает соответствующие отметки.
Документы, зарегистрированные, после рассмотрения руководителем подразделения администрации Александровского сельского поселения, с его резолюцией подлежат возвращению муниципальному служащему.
4.8. Исполненные документы с грифом «Подлежит возврату» муниципальный служащий, отвечающий за ведение делопроизводства, в обязательном порядке передает для снятия с контроля и оформления их на архивное хранение.
4.9. При составлении и оформлении документов муниципальные служащие руководствуются положениями настоящей Инструкции и приложениями к ней.
4.10. Муниципальные служащие, ответственные за ведение делопроизводства, могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Контроль исполнения документов включает:
постановку на контроль;
регулирование хода исполнения;
снятие исполненного документа с контроля;
направление исполненного документа в дело;
учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения;
информирование должностных лиц, руководителей подразделений администрации Спасского муниципального района о состоянии исполнения документов.на которого возложены указанные обязанности и закреплены в должностной инструкции
5.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения. 
При постановке документа на контроль на правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) «Контроль».
5.3. Подлинник документа в бумажном виде с наличием реквизита «Контроль» (штамп) подлежит обязательному возврату в организационный отдел.
5.4. Организационный отдел осуществляет контроль за сроками исполнения документов, перечень которых предоставляется ежеквартально.
5.5. При осуществлении своих контрольных функций муниципальный служащий,на которого возложены указанные обязанности и закреплены в должностной инструкции запрашивает сведения о ходе исполнения контрольных документов у исполнителей, руководителей подразделений администрации Александровского сельского поселения.
5.6.Ответственными за исполнение контрольных документов являются муниципальные служащие  администрации Александровского сельского поселения, подготовившие соответствующие документы, в компетенцию которых входят вопросы, регулируемые в документе.
5.7. Сроки исполнения контрольных документов исчисляются в календарных днях с даты регистрации документа.
Контрольные документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
по обращениям граждан, поступившим в администрацию Александровского сельского поселения, в соответствии с пунктом 3.6.8. настоящей Инструкции;
по запросам и обращениям членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительных органов местного самоуправления – в соответствии с пунктом 3.8. настоящей Инструкции.
Примечание: контрольные документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
5.8.Если последний день срока исполнения контрольного документа приходится на нерабочий день, то соответствующий документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке.
При необходимости изменения срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.
Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Правительства Российской Федерации и Губернатора Приморского края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае должностные лица администрации Александровского сельского поселения представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Изменить сроки исполнения контрольных документов имеют право только авторы резолюции.
5.9. При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода муниципальный служащий, ответственный за исполнение документов, по согласованию с непосредственным руководителем обязан передать другому муниципальному служащему все имеющиеся у него документы, стоящие на контроле.
5.10. Проверка хода исполнения документов осуществляется до истечения сроков их исполнения (предварительный контроль).
5.11. Снятие документа с контроля осуществляют глава Александровского сельского поселения, заместитель главы администрации. При этом оформляется отметка об исполнении контрольного документа. На документ проставляется отметка (дата и номер), об исполнении, номер исполненного контрольного документа, дата его исполнения.
5.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам или, если не дано дополнительных поручений, материалы не возвращены на доработку.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕЧАТНЫХ И
КОПИРОВАЛЬНО - МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ

6.1. В администрации Александровского сельского поселения печатаются письма за подписью главы Александровского сельского поселения или должностного лица, исполняющего его обязанности.
6.2. Все служебные документы подразделений, печатаются муниципальными служащими самостоятельно.
6.3.Печатание документов производится на бланках установленной формы на одной стороне листа. При печатании соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается в одном экземпляре. 
6.4.Выполнение копировально-множительных работ для должностных лиц администрации Александровского сельского поселения выполняется муниципальными служащими самостоятельно.
6.5. Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшурованны, напечатаны четко и разборчиво, их формат не должен превышать формат А3, а тираж – не более 100 экземпляров. В иных случаях заказ осуществляется в типографии.

VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

7.1. Эскизы печатей администрации Александровского сельского поселения, штампов, малых печатей и штампов с факсимильным воспроизведением подписи согласовываются с главой Александровского сельского поселения.
7.2. Муниципальный служащий, ответственный за хранение и использование печати, в случае временного отсутствия (отпуск, командировка и др.), перемещения, перевода или увольнения обязан передать ее руководителю соответствующего подразделения.
7.3.Печать администрации Александровского сельского поселения с изображением герба Александровского сельского поселения (далее – гербовая печать администрации Александровского сельского поселения) находится в финансовом отделе. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать администрации Александровского сельского поселения, и перечень должностных лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью администрации Александровского сельского поселения, приведены соответственно в приложениях № 20и № 19 к настоящей Инструкции.
7.4. муниципальный служащий, ответственный за ведение делопроизводства Александровского сельского поселения,проверяет наличие печатей и штампов, правильность их использования и надежность хранения в подразделениях. Учет и регистрация печатей и штампов производится в журналах установленного образца (приложение№ 15).
7.5. Об утере печати незамедлительно ставится в известность главу Александровского сельского поселения.

XIII. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИАЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ, ЕЁ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1.Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе местного самоуправления, подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 
Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
8.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3. Номенклатура дел является основой для формирования документального фонда администрации Александровского сельского поселения. 
Документальный фонд администрации Александровского сельского поселения - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности, в том числе деятельности её подразделений. Документальный фонд администрации Александровского сельского поселения составляют документы, созданные в администрации Александровского сельского поселения и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
8.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организация передачи дел в  архивный отдел администрации Александровского сельского поселения, далее - Архив несет работник, ответственный за делопроизводство.
8.1.5.Номенклатура дел администрации Александровского сельского поселения, составляются на основе изучения Устава органа местного самоуправления и других документов, регламентирующих деятельность администрации Александровского сельского поселения и порядок ее документирования, а также действующих перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (далее - перечни документов), номенклатур дел за прошлые годы и документов, образующихся в деятельности администрации Александровского сельского поселения.
8.1.6.Номенклатура дел администрации Александровского сельского поселения составляется по установленной форме (приложение № 21) специалистом, ответственным за делопроизводство и архив, после ее согласования с экспертной комиссией (далее - ЭК) Спасского муниципального района не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
	
8.1.7.Заполнение граф номенклатуры дел.
В графе 1 «Индексы дел» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-06, где 10 - обозначение подразделения, 06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений внутри органа местного самоуправления; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графе 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). 
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Постановления администрации Александровского сельского поселения по основной деятельности и документы к ним.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами городских округов и муниципальных районов по вопросам местного самоуправления

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 заполняется в конце года, где указывается количество дел, образовавшихся в делопроизводстве.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечням (типовому, ведомственному) со всеми отметками и примечаниями, используемыми в перечнях.
Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными, и сокращение их не допускается. При необходимости разрешается хранение документов свыше установленного срока.
В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел(в том числе, в электронном виде), о переходящих делах(например, переходящее с 2015 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган, подразделение и др.
Если в течение года в администрации Александровского сельского поселения, в том числе её подразделениях возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Том 1», «Том 2» и т.д.
8.2.3.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов (при небольших объемах – группируются вместе с протоколом).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета муниципальных служащих группируются в самостоятельные дела за календарный год и располагаются по алфавиту фамилий.
Обращения граждан по вопросам деятельности администрации района,подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по иным вопросам.

8.2.4. Дела постоянного хранения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела проводится специалистом администрации, в текущей деятельности которого образуется документ.
8.2.5.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение № 22);
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 23);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (проставление крайних дат дела).
8.2.6.Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления, подразделения; индекс дела; номер дела (тома, части); заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
Наименование органа местного самоуправления– указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного названия, которое указывается в скобках после полного наименования;
индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;
номер дела (тома, части);
заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Архива;
дата дела – указывается год(-ы) заведения и окончания дел в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В конце каждого дела постоянного хранения подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале – бланк внутренней описи (для учета особо ценных документов).
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа – заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Листы внутренней описи нумеруются отдельно (самостоятельно).
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (приложение № 22) на отдельном листе-заверителе дела, где цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Сроки хранения дела на обложке проставляется в соответствии с номенклатурой дел.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК архивного отдела Приморского края.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
При использовании эксперт-папок для формирования дел в текущем делопроизводстве допускается выносить все реквизиты обложки дела на торцевую часть (корешок папки).
8.2.7. Для документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 23).
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела за верхний край.
8.2.8.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
8.2.9. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1.С момента заведения дел в администрации сельского поселениядо передачи их в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководитель Александровского сельского поселения и муниципальные служащие, отвечающий за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в специально отведенных для этой цели помещении, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.
8.3.2.Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,  включая документы по личному составу, подлежат передаче дел в архив через 3года после завершения их в делопроизводстве по описям. 
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При передаче дел проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
8.3.3.Выдача дел и копий документов другим пользователям производится с разрешения руководителя сельского поселения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение № 24). В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование муниципальным служащимсельского поселения  на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним пользователям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя администрации Александровского сельского поселения, руководителя подразделения по актам.
Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных федеральными законами, и производится с разрешения руководителя администрации района, подразделенияпри этом в деле остается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника. 
8.3.4. При реорганизации или ликвидации администрации Александровского сельского поселения, подразделений, образующиеся в их деятельности документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику, а при отсутствии правопреемника - в Архив в соответствии с принадлежностью к источникам комплектования (см. пункт 8.1.6.).

8.4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение в Архив

8.4.1. Подготовка документов к передаче на хранение в Архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.4.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Приморского края.
8.4.3.Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
8.4.4.Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). При необходимости ЭК могут создаваться в структурных подразделениях администрации Спасского муниципального района. Функции и права ЭК, а также организация работы определяются положениями об этих комиссиях.
8.4.5.Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно путем полистного просмотра дел специалистами подразделений, за которыми закреплена работа с данной категорией документов при методической помощи ЭК и Архива.
8.4.6.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием срока их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру для определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив, проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизий» и т.д.
8.4.7.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения № 25,№ 25.1), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 26).

8.5. Отбор и передача документов на последующее хранение в Архив или уничтожение

8.5.1.Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (приложение № 25). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
8.5.2.В опись дел постоянного срока хранения включаются все заведенные дела постоянного хранения в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Заголовок дела, который вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке. 
Описи дел постоянного хранения, составляются служащим, ответственным за делопроизводство и архив, по установленной форме и представляются в Архив через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.5.3.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с Архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения вносятся в опись полностью;
для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце описи каждого следующего года, за которые имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года).
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
графа описи «примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим муниципальным    органам, подразделениям  со ссылкой на необходимый акт и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел, пропущенные номера).

8.5.4.Описи дел постоянного хранения,  составляются в четырех экземплярах, по личному составу – в трех экземплярах, подписываются составителем сводных разделов описи, и специалистом ответственным за делопроизводство и архив, согласовываются с ЭКи направляются: описи дел постоянного хранения на утверждение ЭПМК архивного отдела Приморского края, описи дел по личному составу на утверждение и согласование с ЭПК Архива. Сводные описи дел утверждаются руководителем (заместителем руководителя) органа местного самоуправления. 
Первые два экземпляра описи постоянного хранения после утверждения остаются в Архиве, третий – в архивном отделе Приморского края, четвертый – возвращается в администрацию Александровского сельского поселения, подразделение, являющимся самостоятельным источником комплектования архивного отдела. 
Два экземпляра описи дел по личному составу после согласования остаются в Архиве, один экземпляр - возвращается в администрацию Александровского сельского поселения, подразделение, являющихся самостоятельным источником комплектования Архива.
При передаче документов на муниципальное хранение описи должны иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие (историческую справку), указатели.
8.5.5. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении к уничтожению (приложение № 26) производится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот период.
При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:
уничтожение должно всегда быть санкционированным;
документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не уничтожаются до истечения сроков указанных судебных разбирательств и расследований и установленных сроков хранения;
уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
все копии документов, разрешенные к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
8.5.6.  Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2014 года).
8.5.7. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей администрации сельского поселения (при этом дела каждого отдела составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
8.5.8. Согласованные ЭКадминистрации Александровского сельского поселения акты о выделении к уничтожению утверждаются руководителем органа местного самоуправления только после утверждения ЭПМК архивного отдела Приморского края  описей дел постоянного хранения; после чего документы временного хранения, включенные в акт, могут быть уничтожены.
8.5.9. Дела, предназначенные для уничтожения, должны быть сданы на утилизацию по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, количество сданных дел, вес бумажной макулатуры или с пометкой «уничтожены (сожжены, измельчены) комиссионно». 

8.6. Оперативное использование архивных документов, хранящихся в архиве администрации Александровского сельского поселения

8.6.1.Муниципальные служащие администрации поселения, подразделений допускаются к работе с архивными документами, находящимися в архиве организации, в целях исполнения своих служебных обязанностей.
8.6.2.Архивные документы предоставляются им для работы в помещении архива организацииили вне этого помещения в соответствии с пунктом 8.6.3. настоящей Инструкции.
8.6.3.Служащим иных органов (государственных, муниципальных), подразделений, архивные документы предоставляются по письменному запросу их руководителей, согласованному с руководителем администрации Александровского сельского поселения, руководителем подразделения передавшего дела и документы в архив организации. 
8.6.4. Муниципальные служащие несут ответственность за сохранность полученных архивных документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.
8.6.5. Запрещается изъятие документов из дел, передача другим лицам архивных документов или их копий.
8.6.6.При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
8.6.7. Подлинники правовых актов главы Александровского сельского поселения, администрации Александровского сельского поселения, протоколов совещаний у главы Александровского сельского поселения, заместителей главы администрации, протоколов заседаний структурных подразделений и указатели рассылки этих документов из архива организации не выдаются.
8.6.8. Архив администрации сельского поселения предоставляет по письменным запросам организаций и граждан копии, находящихся на хранении правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан.
В иных случаях архивные документы и их копии могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения руководителя администрации Александровского сельского поселения.

Образец	Приложение №1

АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 
СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 
ПРИМОРСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

________________                           с. Александровка                               №__________

Приложение №2

АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 
СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 
ПРИМОРСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

________________                           с. Александровка                               №__________

Образец	Приложение №3

АДМИНИСТРАЦИЯ 
АЛЕКСАНДРОВСКОГО 
СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ул. Комсомольская, 59, с. Александровка
Спасского  района  Приморского края, 692201
тел. 73-4-19, E-mail: aleks_pos_spr2@mail.ru
от 	№	
на №	от	

Образец	Приложение № 4
Лист согласования
к проекту постановления (распоряжения)
от _____________________ № ____________
администрации Александровского сельского поселения Спасского муниципального района Приморского края

(наименование вопроса)

	

Проект подготовлен (Ф. И.О.)		

	

Должность	Фамилия, инициалы	Дата поступления документа на согласование	Замечания, подпись	Дата согласо-вания	

					

					

					

	

				

	

				

Приложение № 5

АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 
СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 
ПРИМОРСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

____________                        с. Александровка                   №_________

                                                                                                     

2 одинарных межстрочных интервала

Об обеспечении общественного порядка и охраны

1 инт.

материальных и культурных ценностей при 
возникновении чрезвычайных ситуаций 
на территории Приморского края

2 одинарных межстрочных интервала

1,25 см

1 инт.

	Во исполнение Федерального закона от __________ № ____«О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера», администрация Спасского муниципального района

2 одинарных межстрочных интервала

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

2 одинарных межстрочных интервала

1
инт.

	Возложить на Управление внутренних дел по Приморскому краю функции по обеспечению общественного порядка, усилению охраны особо важных объектов при возникновении чрезвычайных ситуаций на территории края.

3 одинарных межстрочных интервала

Глава
Александровского сельского поселения			И.О.Фамилия

20 мм

15 мм

25 мм

 20 мм

АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 
СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА 
ПРИМОРСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

________________с. Александровка                                            №_________

Образец                                               Приложение № 6
2 одинарных межстрочных интервала

1 
инт.

Об утверждении стоимости проведения работ
по сертификации услуг питания

2 одинарных межстрочных интервала

 1,25 см

1 инт.

	Во исполнение постановления Губернатора Приморского края от 21 мая 1996 года № 310 «О первоочередных мерах по подготовке к введению в Приморском крае системы сертификации услуг питания»
	Утвердить методику расчета стоимости проведения работ по сертификации услуг питания (прилагается).

3 одинарных межстрочных интервала

Глава
Александровского сельского поселения				  И.О.Фамилия

15
мм

25 мм

20 мм

Приложение № 7

2одинарных межстрочных интервала 

АДМИНИСТРАЦИЯ
СПАССКОГО 
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ул. Ленинская, 27, г. Спасск-Дальний
Приморского края, 692245
тел. 2-19-60, E-mail: spassky@mo.primorsky.ru
от 	
№	

на №	
от	

Начальнику Управления 
Министерства юстиции
Российской Федерации 
по Приморскому краю

В.Н.Мышкину

1,5 межстрочный интервал

1 межстрочный интервал

На одном уровне

Онаправлении постановления 
администрации Спасского 
муниципального района

3 одинарных межстрочных интервала 

Уважаемый Владимир Николаевич!

2 одинарных межстрочных интервала

1,25 см

25 мм

Направляем Вам для сведения и использования в работе постановление Губернатора Приморского края от 25.07.2003 № 214 «Об установлении величины прожиточного минимума на душу населения»…

15
 мм

2 одинарных межстрочных интервала

(текст письма печатается с использованием шрифта TimesNewRoman,          размер 13, через 1,5 межстрочных интервала, выравнивание по ширине)

Если есть несколько разных приложений, то ссылки на них печатаются одна под другой с 1 межстрочным интервалом и расстоянием между ними 1,5 межстрочных интервала.

Приложение: 1. На 5 л. в 2 экз.
2. На 4 л. в 1 экз.

3 одинарных межстрочных интервала

Глава 
Спасского муниципального района                                                               И.О. Фамилия

Печатается в левом нижнем углу листа. Размер шрифта № 12.

И.И.Иванов

20 мм

22 23 52
Образец                                                               Приложение №9

ОбразецПриложение №8

АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ 
ПРИМОРСКОГО КРАЯ

ПРОТОКОЛ

совещания 
____________________________________________________________________

20 февраля 2011 годас. Александровка                           № _________

Председатель –   И.О.Фамилия
Присутствовали:
Наименование должности -							И.О.Фамилия
Наименование должности -							И.О.Фамилия
Наименование должности -							И.О.Фамилия
Наименование должности -							И.О.Фамилия
(через 1 межстрочный интервал)
Свыше 15 человек:					      40 чел. (список прилагается)
____________________________________________________________________

1	О ходе исполнения поручения Губернатора Приморского края …
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять информацию к сведению
2. Руководителям …
II. Разное
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению…
2. Рекомендовать…

Глава администрации
Александровского сельского поселения                                                       И.О. Фамилия
Приложение №13

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности лица, утверждающего акт 

подпись                      И.О. Фамилия

АКТ

Дата__________№_____________

Приема-передачи документов на хранение

ОСНОВАНИЕ: постановление администрации Александровского сельского поселения от 23.01.2018 № 11

Администрация Александровского сельского поселения 
(наименование передаваемого фонда)

_______________________сдал(-а), 
(Наименование организации-сдатчика)
а архивный отдел администрации Спасского муниципального района принял документы фонда №__ и научно-справочный аппарат к ним за ____ год
№ п/п	Название, № описи	Кол-во экз-ов описи	Кол-во дел по описи	Примечание	
1	2	3	4	5	

Итого принято ____ ед.хр.
Фонду присвоен №___

Передачу произвели:
_________________
(должность)
_________Ф.И.О.
(подпись)	Прием произвели:
________________
(должность)
_______________Ф.И.О.
(подпись)	

Акт составлен в двух экземплярах.

ОбразецПриложение №10

КАРТОЧКА
личного приема граждан

№
	
Дата

	Фамилия, имя, отчество заявителя	Адрес проживания, телефон	

		
Содержание заявления	

	Фамилия ведущего прием	
	Результаты рассмотрения заявления	

ОбразецПриложение №11
ЖУРНАЛ
учета поступления и выдачи печатей (штампов)

1.	Поступление печатей (штампов)

Наименование вида бланка (печати)	Дата посту-пления	Номер сопроводи-тельного документа	Наименование организации-поставщика бланков (печатей)	Кол-во посту-пивших экземпляров	Серии и номера бланков	
1	2	3	4	5	6	

2.	Выдача печатей (штампов)

Наименование вида бланка (печати)	Количество выданных экземпляров	Серии и номера бланков	Получатель бланков (печати) (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего)	Расписка в получении	Примечание (отметка об уничтожении, износе печати)	
1	2	3	4	5	6	

ОбразецПриложение №12
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов с грифом утверждения

АКТЫ (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; уничтожения документов и дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
ГРАФИК ОТПУСКОВ;
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ муниципальных служащих;
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
ИНСТРУКЦИИ (правила) (по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ организации;
НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
ОПИСЬ ДЕЛ (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу);
ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы; типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения  и т.д.);
ПЛАНЫ (работы подразделения, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; проведения мероприятий и т.д.);
ПОЛОЖЕНИЯ (о структурных (функциональных) подразделениях, премировании и т.д.);
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);
РАСЦЕНКИ на производство работ;
РЕГЛАМЕНТЫ;
СМЕТЫ (расходов на содержание зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;
ТАРИФНЫЕ СТАВКИ;
УСТАВ организации;
ФОРМЫ унифицированных документов;
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

ОбразецПриложение №13

ЖУРНАЛ
регистрации постановлений и распоряжений
администрации Александровского сельского поселения 

Порядковый номер	Дата регистрации	Наименование постановления (распоряжения)	Исполнитель	

ОбразецПриложение №14

ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов

Дата	Номер	Адресат
(от кого)	Заголовок или краткое содержание 	Исполнитель	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

ЖУРНАЛ
регистрации исходящих и внутренних документов

Дата	Номер	Адресат
(кому)	Исполнитель
(от кого)	Заголовок или краткое содержание 	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

ОбразецПриложение №15

ПЕРЕЧЕНЬ
должностных лиц, подписи которых 
заверяются печатью администрации Александровского сельского поселения
с изображением герба Спасского муниципального района

1.	Глава Александровского сельского поселения.
2.	Должностное лицо, исполняющее полномочияглавы Александровского сельского поселения.

ОбразецПриложение №16

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которые ставится печать администрации Александровского сельского поселенияс изображением герба Спасского муниципального района

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования; выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, представление интересов Администрации Приморского края и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);
Жилищные сертификаты;
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, техническое и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретение и т.д.);
Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
Заключения и отзывы;
Исполнительные листы;
Командировочные удостоверения;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями);
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.);
Почетные грамоты и благодарственные письма;
Подлинники постановлений и распоряжений;
Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);
Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк);
Сметы расходов;
Соглашения;
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
Титульные списки;
Трудовые книжки;
Удостоверения;	
Штатные расписания и изменения к ним.

ОбразецПриложение №17

АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛЕКСАНДРОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ СПАССКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ

НОМЕНКЛАКТУРА ДЕЛ
_____________№______________
на_________год
	УТВЕРЖДАЮ
Руководитель администрации Александровского сельского поселения

подпись                      И.О. Фамилия
Дата

Индекс дела	Заголовок дела
(тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и №№ статей по перечню	Примечание	
1	2	3	4	5	

Наименование должности
(ответственного за делопроизводство)	  подпись	          И.О.Фамилия

Дата

Наименование должности муниципального служащего,
ответственного за делопроизводство и архив                       подпись    И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации
Александровского сельского поселения 
от _______________ № _________	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного отдела
Спасского муниципального района
от _______________ № _________	

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе:	
		переходящих	с отметкой «ЭПК»	
1	2	3	4	

постоянного

долговременного
(свыше 10 лет)

временного (до 10 лет
включительно)

Итого:

Наименование должности муниципального служащего,
ответственного за делопроизводство и архив		подпись           И.О.Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив организации

Наименование должности
передавшего сведения			подпись		И.О.Фамилия

Дата

ОбразецПриложение №18

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________	

В деле подшито (вложено) и пронумеровано___________________________ лист(-ов) 
(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ________________________________________________
пропущенные номера _______________________________ + листов внутренней описи __________________________________________________________________________

Особенности физического состояния 
и формирования дел	Номера листов	

Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись						подпись			И.О.Фамилия

Дата

ОбразецПриложение №19

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ____________

№№
пп	Индекс документа	Дата 
документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

						

Итого ______________________________________ документов
			(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________
								(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, 
составившего внутреннюю
опись документов дела				подпись			 И.О.Фамилия

ОбразецПриложение №20

Наименование организации

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _________________________________________________________________ 
(№ и заголовок)

Опись ________________________________________________________________ 
(№ и название)

Фонд _________________________________________________________________ 
(№ и название)

Выдано _______________________________________________________________ 
			(дата выдачи)					(кому выдано)

Наименование должности муниципального
служащего, выдавшего дело			          подпись	            И.О.Фамилия

ОбразецПриложение №21
Администрация Александровского сельского поселения Спасского муниципального района Приморского края

Фонд № ____________
ОПИСЬ №  ___________

дел постоянного хранения
за __________ год
		УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации Александровского сельского поселения

Подпись             И.О.Фамилия
Дата

№№
пп	Индекс дела	Заголовок дела
	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

						

В данный раздел описи внесено _______________________ дел
		(цифрами и прописью)
с № ____________ по № _____________, в том числе:

литерные номера: ____________________________________

пропущенные номера: ________________________________

Наименование должности
составителя описи			подпись		  И. О. Фамилия

Наименование должности муниципального служащего,
 ответственного за делопроизводство и архив)	подпись                     И. О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации Александровского сельского поселения 
от ______________ № ________	УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК архивного отдела
Приморского края

от ______________  № _______	

Образец                                                       Приложение № 21.1
Администрация Александровского сельского поселения Спасского муниципального района Приморского края

Фонд № ____________
ОПИСЬ №  ___________

дел по личному составу
за __________ год		УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации Александровского сельского поселения

Подпись             И.О.Фамилия
Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
        (цифрами и прописью)
с № ____________ по № _____________, в том числе:

литерные номера: ____________________________________
пропущенные номера: _________________________________

Наименование должности
составителя описи                                  (подпись)           И.О. Фамилия

Наименование должности муниципального служащего,
ответственного за делопроизводство и архив         (подпись)           И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации Александровского сельского поселения от ______________ № ________	СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного отдела
администрации Спасского муниципального района
от ______________  № _______	

ОбразецПриложение №22

Администрация Александровского сельского поселения Спасского муниципального района Приморского края
		УТВЕРЖДАЮ
	
		Глава администрации Александровского сельского поселения Спасского района Приморского края)	

АКТ		Подпись                          И.О. Фамилия Дата	
			
__________________ № _____________			
__________________________________			
(место составления)			
			
о выделении к уничтожению			
документов, не подлежащих хранению			
			
На основании  _____________________________________________________________ 
				         (название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________________
				             с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы
__________________________________________________________________________
		(название государственного органа, подразделения)

№ 
п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номен-
клатур) 
за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	8	

Итого ___________________________ дел за _____________________________ годы
		(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, ЭПМК архивного отдела Приморского края
(протокол от ________________________№_____________),
а по личному составу согласованы ЭПК архивного отдела администрации Александровского сельского поселения

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов				Подпись			    И.О.Фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрацииАлександровского сельского поселения
от _____________ № ___________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного отдела Спасского муниципального района
_________________ И.О.Фамилия
дата	

Документы в количестве _________________________________________ дел, весом
_________________________________ кг сданы в ______________________________
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ № __________

Наименование должности муниципального служащего
служащего, сдавшего документы                 (подпись)        И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности служащего,
ответственного за делопроизводство и архив,
внесшего изменения в учетные документы        (подпись)        И.О. Фамилия

Дата